Bestuur

Wat doet het bestuur

Het bestuur van scoutinggroep De Jutters houdt zich bezig met voorwaardenscheppende zaken als: financiën, de materiële voorzieningen, het gebouw, verzekeringen en eventueel als werkgever (gesubsidieerd werk door gemeente). Verder is het bestuur betrokken bij het scoutingspel, zij het dat de leiding daarin het voortouw heeft met begeleiding van de groepsbegeleider(s). Deze laatste(n) is (zijn) lid van het bestuur omdat het scoutingspel en alles wat daaronder valt te rekenen het allerbelangrijkste is waarom het in een scoutinggroep gaat. Het bestuur bereidt vergaderingen voor en zorgt dat de besluiten volgens afspraak worden uitgevoerd. Steeds geldt, het zij bij herhaling benadrukt, dat de groepsraad, bestaande uit leiding en bestuur, in alle zaken het laatste woord heeft. Het bestuur van de groepsraad bestaat uit een aantal personen die geacht worden te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• affiniteit met de leeftijdsgroep die in scouting als lid en/of als leiding actief kan zijn
• belangstelling en - zo mogelijk - kennis en vaardigheden heeft met betrekking tot scouting en bestuurlijke zaken
• in staat om ruimte te geven aan de leidinggevenden voor het dragen van de hen gegeven verantwoordelijkheden.

Het is goed ouders te betrekken bij bestuurlijke zaken: daar waar ouders beschikbaar zijn die aan de te stellen eisen voldoen. Maar het is niet noodzakelijk ouders in het bestuur te hebben. Wel is het noodzakelijk dat er voldoende contacten met de ouders worden onderhouden om met hen van gedachten te wisselen over de pedagogische en zakelijke aspecten van scouting en de gevolgen daarvan voor het handelen van de leiding en/of het groepsbestuur. En natuurlijk verdient het aanbeveling om zoveel mogelijk ouders te interesseren (incidentele of structurele) hulp en advies bij allerlei taken die het functioneren van de groep kunnen helpen verbeteren of versterken. Het bestuur wordt benoemd door de groepsraad. De bestuursleden (met uitzondering van de groepsbegeleider) hebben zitting voor een periode van 3 jaar waarna zij voor herbenoeming in aanmerking kunnen komen. De bestuursleden stellen een rooster van aftreden op om zoveel mogelijk te voorkomen dat op enig moment het gehele bestuur vacant is. Bij voortijdig terugtreden van een bestuurslid neemt de opvolg(st)er diens plaats in het rooster van aftreden in.

Functies binnen het bestuur

In het bestuur zijn tenminste de volgende functies te onderscheiden:

Voorzitter

• het leiden van bestuurs- en groepsraadsvergaderingen
• gebouw en beheer; materialen (leiding van betreffende werkgroep)
• Indien het mogelijk is door gebruik maken van een regeling gesubsidieerde arbeid iemand in dienst te hebben, is formeel het bestuur van de stichting werkgever, maar in de praktijk zal het werkgeversschap een taak van de voorzitter zijn: hij/zij geeft werkopdrachten, is aanspreekpunt voor de werk-nemer/werkneemster en onderhoudt de contacten met betreffende instanties namens bestuur en groepsraad
• vertegenwoordiging van De Jutters naar buiten toe
• algehele coördinatie op bestuurlijk vlak.

Secretaris

• verzorgt de verslaglegging van de verschillende vergaderingen
• draagt zorg voor de nodige communicatie en informatie die uit besluiten van bestuur en/of groepsraad voortvloeien, bijvoorbeeld via de nieuwsbrief of website
• verzorgt (samen met de voorzitter) de externe contacten, schriftelijk en mondeling
• zorgt samen met de voorzitter voor de voorbereiding en het bijeenroepen van vergaderingen van bestuur en groepsraad
• coördineert het tot stand komen van jaarplanning en jaarverslag samen met de teamleiders van de speltakken
• verzorgt de coördinatie van de public relations.

Penningmeester

• bereidt het financiële beleid van de groep voor
• verzorgt begroting en jaarrekening
• vraagt de jaarlijkse subsidies aan bij gemeente en (v.w.b. cursussen) regio en draagt zorg voor verantwoording van deze middelen
• int de contributies
• verzorgt de financiële administratie en eventueel de salarisadministratie
• draagt zorg voor een actuele ledenadministratie en in- en uitschrijving van leden
• houdt toezicht op besteding van middelen door de speltakken
• houdt toezicht op het binnenkomen van de gelden uit financiële acties.

Aan het bestuur kunnen voor verschillende taken nog verdere leden worden toegevoegd. Ook is het mogelijk om adviseurs de bestuursvergaderingen (incidenteel of structureel) te laten bijwonen.